Оформление командировки
Этап 1. Цель командировки
Основанием для направления работника ФГБУ ФНЦ ВНИИФК в командировку может быть:
- приглашение принимающей стороны;
- распоряжение руководителя;
- рлан командировок;
- договорные обязательства (в случае выполнения работ по заключенному договору с внешним заказчиком);
- служебная записка работника ФГБУ ФНЦ ВНИИФК на имя генерального директора о направлении в командировку
- иное
Обращаем внимание, что командировка должна быть внесена в план финансово-хозяйственной деятельности.
Этап 2. Оформление служебной записки для направления в командировку и других необходимых сопроводительных документов
2.1. Не менее чем за 10 рабочих дней до начала поездки необходимо заполнить, подписать и завизировать в соответствующих подразделениях ФГБУ ФНЦ ВНИИФК служебную записку, приложив необходимые сопроводительные документы.
2.2 Получить согласование:
- непосредственного руководителя;
- начальника планово-экономического отдела (сотрудник ПЭО обязательно проставляет источники финансирования командировки (без указания источников финансирования оформление приказа о командировании невозможно));
- заместителя генерального директора, курирующего соответствующее структурное подразделение;
- генерального директора или уполномоченного им лица.
Этап 3. Подготовка приказа о направлении работника в командировку
3.1. Ответственный сотрудник отдела кадров и делопроизводства готовит приказ о направлении работника в командировку на основании утвержденной и подписанной служебной записки и сопроводительных документов.
3.2. После регистрации приказа о направлении работника в командировку работнику необходимо подписать данный приказ в отделе кадров и делопроизводства
3.3. Согласованный и зарегистрированный приказ направляется в бухгалтерию.
Этап 4. Получение денежных средств на командировочные расходы
4.1. Командируемый сотрудник пишет заявление на выдачу денежных средств под отчет с расчетом командировочных расходов. Расчет командировочных расходов заполняется совместно с ПЭО.
Заявление подлежит согласованию с:
- планово-экономическим отделом;
- отделом закупок;
- бухгалтерией.
4.2. После утверждения генеральным директором или уполномоченным им лицом согласованного заявления документ передается в бухгалтерию.
4.3. Через 2—3 рабочих дня сотрудник получает денежные средства на командировочные расходы.
Этап 5. Составление отчетности о командировке
5.1. В течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки работник должен подготовить и представить в бухгалтерию комплект документов, подтверждающих расходы командированного работника (подотчетного лица):
- отчет о командировке;
- оригиналы оплаченных счетов, квитанций, кассовые чеки;
- авиабилеты; оригиналы посадочных талонов;
- ж/д билеты;
- в случае командировки за рубеж — копии страниц паспорта с выездным и въездным штампом российского аэропорта, копия главной страницы паспорта;
- если какие-либо отчетные документы представлены на иностранном языке, необходимо сделать копии этих документов и на копиях дать построчный перевод на русском языке.
Документы передаются в бухгалтерию по реестру.
Внимание:
- Все Ваши расходы во время командировки должны быть подтверждены документами. Неподтвержденные расходы оплате не подлежат.
- Сохраняйте все документы, имеющие отношение к командировке (например, проект договора, план семинара, буклеты, брошюры, свидетельства и т. п.).
- При командировке зарубеж обязательно сохраняйте квитанции об обмене валюты. Если Вам дали страховой полис, по возвращении предоставьте его со всеми документами.
- Выписываясь из гостиницы не забудьте взять в регистратуре документы, подтверждающие стоимость проживания (договор, акт, счет-фактура, счет, кассовый чек).